Prawnik wyjaśnia: Co zrobić z dokumentacją medyczną po zakończeniu działalności?

 

Zakończenie działalności leczniczej może być procesem zaplanowanym, ale też nagłym, nieprzewidzianym. Przepisy ustawy o działalności leczniczej przewidują wymogi jakie należy spełnić w wypadku zakończenia działalności leczniczej. 

 

Zgodnie z przepisami wspomnianej ustawy, w chwili dokonywania zgłoszenia w sprawie zamknięcia działalności należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji medycznej. Miejscem tym może być zarówno, inna placówka medyczna jak i dowolnie wybrane przez Wnioskodawcę miejsce. Warunkiem jest zagwarantowanie, że dokumentacja będzie dostępna dla pacjentów (osób upoważnionych) przez okres jej przechowywania tj. 20 lat od dnia dokonania wykreślenia. 

 

Warto pamiętać o podpisaniu odpowiedniej umowy, na przechowywanie dokumentacji medycznej. Powinna ona określać okres przechowywania dokumentacji, zobowiązanie do jej zabezpieczenia jak również udostępniania osobom uprawnionym. 

 

 

W przypadku posiadania dokumentacji w formie elektronicznej – placówka medyczna musi zapewnić jej udostępnianie osobom upoważnionym. Oznacza to, że winna ona albo, utrzymywać system, w którym dokumentacja była prowadzona, albo posiadać go w takiej formie, aby pozostawał on możliwy do odtworzenia – co istotne – bez zbędnej zwłoki. Może to generować koszty związane z podtrzymywaniem licencji, także również i ta kwestia winna być określona w umowie. Co równie istotne, dokumentacja medyczna z placówki, która kończy swoją działalność nie może być „wchłonięta” zaliczona w poczet dokumentacji medycznej placówki przejmującej. Placówka może wykorzystać dokumentację medyczną z poprzedniej działalności, ale ta dokumentacja winna stanowić załącznik do aktualnej, ponadto, czynność ta, będzie legalna dopiero w momencie kontynuowania leczenia pacjenta i w sytuacji, gdy dokumentacja ta, jest konieczna z medycznego punktu widzenia. 

 

 

Problem pojawia się w przypadku nagłej likwidacji działalności związanej ze śmiercią przedsiębiorcy. 

 

W tym wypadku istotne znaczenie ma forma prawna prowadzonej działalności gospodarczej oraz leczniczej. Indywidualne Praktyki zawodowe, w przypadku śmierci właściciela będą podlegały wykreśleniu. Grupowe praktyki, o ile nie zachodzą prawne przesłanki ich zamknięcia, mogą funkcjonować dalej pomimo śmierci jednego ze wspólników. Podmioty lecznicze mogą kontynuować swoją działalność mimo śmierci właściciela. 

 

W przypadku osób fizycznych które prowadzą działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub prostych spółek, majątek firmy, będzie wchodzić w masę spadkową. Konieczne jest zatem ustalenie, który ze spadkobierców będzie dziedziczył majątek firmy (w tym dokumentację medyczną). W chwili przyjęcia spadku, będzie on podejmował decyzję co zrobić z dokumentacją medyczną. Może (w wypadku podmiotów leczniczych) kontynuować działalność i wykorzystywać odziedziczoną dokumentację w procesie leczniczym pacjentów. 

 

Podejmując decyzję o zamknięciu placówki konieczne będzie poinformowanie organu rejestrowego o zakończeniu wykonywania działalności leczniczej i wskazaniu miejsca przechowywania dokumentacji (lub miejsca przekazania dokumentacji). Przepisy prawne przewidują także możliwość powołania zarządu sukcesyjnego, który ułatwi proces likwidacji firmy w tym zapewni proces związany z przekazaniem lub wykorzystaniem dokumentacji medycznej w przyszłości.