Jak dobrze wybrać oprogramowanie medyczne?

Poradnik dla lekarzy i osób zarządzających placówkami medycznymi i prywatnymi gabinetami

 

Regulacje dotyczące e-zdrowia sprawiły, że wybór odpowiedniej aplikacji do zarządzania placówką medyczną oraz do prowadzenia dokumentacji pacjentów staje się kluczowy i co więcej – wpływa na późniejszą wygodę pracy całego personelu. A wybór wymaga dobrego rozeznania rynku i analizy dostępnych rozwiązań. Program pozwala poukładać i zorganizować pracę podmiotu, umożliwia wystawienie takich dokumentów, jak e-recepta, e-ZLA i e-skierowanie, pomaga w pozyskiwaniu nowych pacjentów dzięki np. opcji rejestracji na wizytę online czy zapewnia dostęp do wideokonsultacji. Dobrze wybrane oprogramowanie medyczne może znacząco usprawnić naszą pracę. Które funkcje programu decydują o komforcie i przekładają się na jakość naszej pracy?

 

Proste jak wysłanie e-maila, bezpieczne jak bankowość elektroniczna

 

Im program jest łatwiejszy w obsłudze, tym korzystniej dla wszystkich. Z perspektywy użytkownika liczy się wygoda i intuicyjny interfejs, który będzie prowadził nas przez poszczególne kroki w aplikacji. Lekarz szybciej i sprawniej udzieli pomocy, rejestracja nie będzie przeciążona, a pacjenci opuszczą gabinet zadowoleni, że nie musieli długo czekać, a specjalista poświęcił im odpowiednio dużo uwagi. Aby to wszystko się udało, oprogramowanie nie może być przeładowane funkcjonalnościami, które mogą bardziej komplikować niż rzeczywiście ułatwiać pracę. Z kolei te najczęściej używane funkcje powinny znajdować się w jednym miejscu, żeby nie trzeba było ich szukać „głęboko” w aplikacji.

 

Równie ważne – z perspektywy zarówno lekarzy, jak i samych pacjentów – jest bezpieczeństwo i ochrona informacji wprowadzonych do programu w postaci dokumentacji medycznej. Producent oprogramowania powinien zapewnić najwyższą jakość zabezpieczeń, w tym certyfikat SSL i szyfrowanie danych, co najmniej dwustopniowe logowanie, kontrolę dostępu i uprawnień poszczególnych użytkowników. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, czy dana aplikacja gwarantuje tworzenie kopii zapasowych. Pozwala to uniknąć ryzyka utraty danych np. na skutek omyłkowego skasowania kartoteki, awarii sprzętu czy kradzieży nośników z danymi. Aplikacja powinna sama tworzyć cykliczne kopie zapasowe bez udziału użytkownika, aby on nie musiał zaprzątać sobie tym głowy.

 

W dowolnym czasie, miejscu i na dowolnym urządzeniu?

 

Dostępne na rynku programy do prowadzenia dokumentacji medycznej można podzielić na dwie grupy. W pierwszej znajdą się programy desktopowe jak np. mMedica czy Kamsoft, które wymagają instalacji na konkretnym urządzeniu, następnie serwisu i cyklicznej aktualizacji. Oznacza to, że cały personel – lekarz, rejestratorka czy asystent medyczny muszą mieć odrębne konta, zaś każde kolejne stanowisko oznacza dodatkowy koszt zarówno biorąc pod uwagę zakup licencji, jak i uwzględniając czas pracy administratora sieci. Do tego awaria sprzętu może doprowadzić do utraty zgromadzonych na urządzeniu danych. Co więcej, korzystanie z oprogramowania wymaga odpowiednio zabezpieczonych serwerów, serwisowania i systematycznie wykonywanych kopii bezpieczeństwa. Najczęściej wiąże się to z koniecznością stałej obsługi technicznej, a to dodatkowe koszty zatrudnieniowe. Za licencję pozwalającą na korzystanie z funkcji oprogramowania desktopowego płaci się w większości przypadków raz w roku i po tym czasie zwykle musi zostać odnowiona. Dla kogo takie oprogramowanie medyczne może być wciąż odpowiednie? Na przykład dla dużych publicznych przychodni NFZ i szpitali, w szczególności z uwagi na moduł do rozliczeń w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia, który popularne programy desktopowe najczęściej mają w swojej ofercie.

 

A co w przypadku mniejszych placówek, prywatnych klinik i gabinetów lekarskich? Dla nich korzystniejsze i bardziej praktyczne będzie oprogramowanie webowe, które działa z poziomu przeglądarki internetowej, nie wymaga instalacji ani aktualizacji. Aby zacząć korzystać z aplikacji webowej, wystarczy rejestracja i logowanie do utworzonego online konta – analogicznie do np. poczty elektronicznej. Tego typu oprogramowanie działa na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu w trybie 24/7. A jak to wygląda w przypadku awarii sprzętu? Wygodnie! Pracę można kontynuować na innym komputerze, tablecie czy smartfonie. Rozliczenie odbywa się w formie abonamentowej i wiążą się zwykle z comiesięczną opłatą (zgodnie z taryfą dostawcy oprogramowania).

 

MEDchart jest dobrym przykładem rozwiązania webowego. Jest wygodnym rozwiązaniem dla lekarzy, którzy nie chcą martwić się infrastrukturą sieciową i zatrudniać dodatkowo informatyka, który się tym będzie zajmował. Olbrzymią przewagą aplikacji webowej, jest jej mobilność. W dowolnym momencie można uzupełnić kartę pacjenta, nawet z poziomu telefonu komórkowego. W ramach miesięcznego abonamentu można korzystać z aplikacji bez ograniczeń co do liczby stanowisk, za które nie są pobierane dodatkowe opłaty. Wszelkie aktualizacje, dostosowanie do aktualnych regulacji prawnych, całodobowe wsparcie techniczne, szkolenia i pomoc – leżą po stronie producenta.

 

Program medyczny dla małych placówek i prywatnych klinik

 

Wiele placówek chętnie zastąpiłoby przestarzałe oprogramowanie na prostsze i wygodniejsze w obsłudze, ale boi się utraty danych z poprzedniego narzędzia oraz skomplikowanego procesu zmiany. A jak to wygląda w praktyce? Bez względu na to, czy mówimy o programie desktopowym czy webowym, możliwość migracji danych z poprzednio używanego programu do nowego gwarantują nam przepisy. Dostawca oprogramowania nie ma prawa utrudniać nam eksportu danych, powinien nie tylko umożliwić, ale także wesprzeć nas w tym procesie! I jest to jedna z tych rzeczy, na które niewątpliwie warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania. Nikt nie chce zostać zakładnikiem producenta, który stale podnosi ceny lub nie aktualizuje oprogramowania zgodnie z ministerialnymi wytycznymi.

 

Proces eksportu danych należy zacząć od wskazania, czy migracja ma obejmować wszystkie czy tylko wybrane informacje. W zależności od stopnia skomplikowania, przygotowanie do przeniesienia dokumentacji może zająć od kilku do kilkunastu dni. W tym czasie można wciąż korzystać ze swojego poprzedniego oprogramowania. Finalizacja procesu trwa z reguły kilka godzin i działanie to można zaplanować w konkretnym terminie, aby nie zakłóciło pracy w poradni.

 

Rygorystyczne procedury eliminują możliwość zniszczenia czy przechwycenia danych, a firma realizująca migrację zobowiązana jest do zachowania poufności i usunięcia wszystkich danych po zakończeniu migracji.

 

Nie kupuj kota w worku

 

Jeżeli w dalszym ciągu masz wątpliwości i nie wiesz, które oprogramowanie będzie najodpowiedniejsze dla Twojej praktyki, po prostu je wypróbuj. Producenci, w tym MEDchart, oferują bezpłatny okres testowy, który do niczego nie zobowiązuje. W ten sposób można sprawdzić, jak oprogramowanie spisuje się w praktyce i czy spełnia wszystkie stawiane przez nas wymagania.

 

Podsumowując. Wybrany program powinien działać intuicyjne, aby była go w stanie obsłużyć każda zatrudniona w gabinecie czy placówce osoba już po krótkim szkoleniu. Szkoda czasu na przestarzałe oprogramowanie desktopowe z instrukcją liczącą 700 stron (sic!), którego nauka obsługi zajmie wiele frustrujących dni. Mobilny program dostępny z poziomu przeglądarki internetowej to zdecydowanie łatwiejsze i bardziej elastyczne rozwiązanie. Dokumentacja medyczna dostępna jest dla nas z dowolnego urządzenia i o każdej porze, jednocześnie producent gwarantuje bezpieczeństwo danych o pacjentach i zdejmuje z nas ciężar stworzenia własnej infrastruktury informatycznej. Do tego regularne aktualizacje i usprawnienia, bezpłatna i całodobowa pomoc ekspertów. Wszystko to można mieć w MEDchart za niewielką miesięczną opłatę 149 PLN – bez ukrytych kosztów i opłat za dodatkowe stanowiska. W rezultacie otrzymuje się w pełni funkcjonalne i dobrze zaprojektowane narzędzie, które maksymalnie upraszcza pracę i pozwala zaoszczędzić to, co najcenniejsze – czyli czas, który możemy spokojnie poświęcić pacjentom.

________________________ 

 

• Wolisz, żeby ktoś pokazał Ci aplikację?
• Potrzebujesz pomocy z uzyskaniem certyfikatu ZUS?
• Masz inne pytania?