Elektroniczna rejestracja pacjentów – poradnik dla placówek

Szybki i łatwy dostęp do kalendarza wizyt

 

Rezerwacja terminu wizyty dokonywana jest od razu elektronicznie, bez prowadzenia zapisów w formie papierowej. Personel poradni zamieszcza grafik dostępności lekarzy w kalendarzu wizyt online – ten sam grafik widoczny jest na stronie internetowej placówki. Dzięki temu pacjent może w łatwy sposób umówić wizytę u wybranego lekarza w dogodnym terminie, bez konieczności czekania na infolinii czy stania w kolejce przy okienku. Dokonana przez niego rezerwacja natychmiast pojawia się w kalendarzu aplikacji.

 

W przypadku, gdy pacjent umawia się w poradni, pracownik rejestracji lub lekarz ma możliwość szybkiego wyszukania istniejącej kartoteki pacjenta (wystarczy wpisać nazwisko lub nr PESEL) i wpisania konsultacji w dogodnym terminie. Wizytę nowego pacjenta można z kolei dodać wypełniając kilka podstawowych informacji o nim, bez konieczności przechodzenia do oddzielnego okna aplikacji. 

 

System MEDchart daje pełną swobodę do zarządzania kalendarzem wizyt, jednocześnie w inteligentny sposób podpowiada opcje wyboru. Podczas rejestracji kalendarz sam wyszukuje najbliższe wolne terminy. W przypadku zmiany rodzaju wizyty program automatycznie proponuje nowe daty, dostosowując wyniki wyszukiwania do długości trwania wybranego rodzaju wizyty. Można mieć jednocześnie pewność, że wyświetlone terminy nie nakładają się z wizytami umówionymi już wcześniej, ani nie wykraczają poza godziny pracy placówki czy lekarza. Z drugiej strony program daje możliwość skorygowania czasu trwania wizyty – ponieważ każde spotkanie z lekarzem, w zależności od celu wizyty, może mieć zupełnie inny przebieg i czas trwania. Dlatego aplikację można elastycznie dopasować do specyfiki danej placówki tak, aby oprogramowanie mogło realnie usprawniać pracę poradni.

 

Integracja kalendarza wizyt z zewnętrznymi portalami

 

W MEDchart dbamy o to, by aplikacja zawierała wszystkie narzędzia potrzebne w codziennej pracy w gabinecie. Dlatego też kalendarz wizyt może zostać zintegrowany nie tylko ze stroną internetową placówki, ale również z innymi zewnętrznymi portalami, takimi jak np. ZnanyLekarz.pl. Bezpłatnej synchronizacji podlega cały kalendarz lekarza – łącznie z rezerwacją, zmianą i anulowaniem terminów, jak i informacją o przerwach czy nieobecności. 

 

Taka integracja systemów pozwala na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwia pozyskanie większej liczby pacjentów – dzięki dodaniu kolejnego źródła zapisów na wizyty. Więcej na temat wymiany danych pomiędzy MEDchart a ZnanyLekarz.pl przeczytasz tutaj. 

 

Powiadomienia o wizytach

 

Pacjent się zarejestrował i nie przyszedł na wizytę? Nie odwołał konsultacji, blokując w ten sposób termin innej osobie? Często powtarzająca się taka sytuacja może być frustrująca. Dlatego za pomocą aplikacji MEDchart możesz wysyłać automatyczne przypomnienia o wizycie drogą SMS-ową. Co ważne, pacjent może odpowiedzieć zwrotnie na SMSa, potwierdzając lub odwołując wizytę, a informacja ta trafia do systemu, w którym niezwłocznie aktualizowany jest kalendarz. Takie rozwiązanie pozwala nie angażować personelu placówki do nanoszenia zmian w kalendarzu, zaś kolejny pacjent może od razu zapisać się samodzielnie na wizytę w zwolnionym terminie.

 

Wysyłka SMSów to również zaleta w przypadku osób starszych lub roztargnionych. Wysyłając powiadomienia SMS nie tylko redukujesz niechciane „dziury” w swoim kalendarzu wizyt, ale dajesz też pacjentom poczucie bezpieczeństwa oraz budujesz wizerunek profesjonalnej obsługi.

 

Kartoteka nierzetelnych pacjentów

 

Częstym problemem w wielu placówkach są pacjenci, z którymi zdarzają się trudne sytuacje lub którzy nagminnie i bez uprzedzenia nie przychodzą na wizyty. W aplikacji MEDchart możesz dodać kartotekę takiego pacjenta na „czarną listę”. Dzięki temu przy umawianiu kolejnej wizyty obok nazwiska pacjenta pojawi się ostrzegawczy symbol, a adnotacja w karcie pozwoli osobie rejestrującej odpowiednio zareagować.

 

E-płatności dla placówek medycznych

 

MEDchart daje możliwość korzystania z e-płatności. Ich uruchomienie pozwala w przypadku internetowej rejestracji na dokonanie przedpłaty. Pacjenci mają do wyboru kilka opcji, mogą opłacić wizytę przelewem, BLIKiem lub kartą płatniczą. 

 

Takie rozwiązanie gwarantuje uregulowanie należności za wizytę, na którą pacjent zapisał się samodzielnie przez internet. Jednocześnie usprawnia to pracę personelu i rozładowuje kolejkę przy ladzie rejestracji w przychodni. Nie tylko wygodne, ale także wizerunkowo korzystne – pozwoli wyróżnić Twoją poradnię pośród innych.

 

Korzyści dla gabinetów i placówek

 

Podsumowując – prowadząc elektroniczną rejestrację pacjentów oszczędzasz czas swój, personelu i pacjentów. Oszczędzasz także miejsce w gabinecie na kolejną szafę z kartotekami, a dzięki przypomnieniom SMS-owym zmniejszasz ilość niezrealizowanych wizyt. 

 

Ostatnią korzyścią, o której należy wspomnieć, to dobry PR placówki, która decyduje się na rozwiązanie rejestracji online. Jest to sygnał dla otoczenia, że poradnia jest otwarta na zapisy nowych pacjentów oraz podąża za nowymi technologiami, które stały się znakiem naszych czasów.

• Masz pytania związane z wdrożeniem elektronicznej rejestracji w swojej poradni?
• Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak usprawnić prowadzenie dokumentacji medycznej online?