Udostępnij

Przechowywanie, archiwizacja i niszczenie dokumentacji medycznej – oczami prawnika

Ile czasu należy przechowywać dokumentację medyczną? O co zadbać? Czy są różnice w wymogach stosowanych dla dokumentacji papierowej a elektronicznej? Co się dzieje z dokumentacją w przypadku zamknięcia działalności lub śmierci lekarza? Na te i inne pytania dotyczące obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji medycznej poprosiliśmy o odpowiedź dr. n. praw. adwokata Macieja Gibińskiego.

Obowiązujące terminy
 
Termin przechowywania dokumentacji medycznej został określony w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Zgodnie z art. 29 ustawy: 
 
Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem: 
 

   1) dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;

        a) dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu; 

   2) zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie; 

   3)  skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres:  

        a)  5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza,  

        b)  2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie - w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, chyba że pacjent odebrał skierowanie; 

   4)  dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.

 
Wskazane powyżej terminy odnoszą się zarówno do dokumentacji medycznej prowadzonej w formie papierowej, elektronicznej jak i elektronicznej dokumentacji medycznej.
 
Placówka medyczna nie może ich modyfikować. W przypadku przerwania jego biegu (kolejna wizyta pacjenta, teleporada, prośba o wystawienie recepty) termin przechowywania dokumentacji medycznej ulega przerwaniu i biegnie na nowo. Omawianego terminu nie przerywa z kolei wniosek pacjenta o udostępnienie dokumentacji czy inna czynność (np. informacja o śmierci pacjenta).
 
Archiwizacja
 
W zakresie archiwizowania dokumentacji medycznej (zarówno tej w formie papierowej jak i elektronicznej) placówka medyczna może korzystać z usług firm zewnętrznych. Należy jednak pamiętać, że przez cały czas przechowywania dokumentacji winna ona być dostępna dla placówki medycznej bez zbędnej zwłoki.
 
Digitalizacja
 
Dokumentacja medyczna papierowa może być digitalizowana (przenoszona do formy elektronicznej) – zgodnie z obowiązującymi przepisami (skanowana i podpisana podpisem kwalifikowanym), a następnie przechowywana wyłącznie w tej formie. W przypadku jej digitalizacji forma papierowa może zostać zniszczona. Dokumentacja w formie elektronicznej jest przechowywana w pliku źródłowym, zgodnie z formatem jej zapisywania.
 
Niszczenie dokumentacji
 
Po upływie okresów wymienionych w art. 29 placówka medyczna traci tzw. legitymację prawną (uprawnienie) do posiadania dokumentacji medycznej pacjenta. Oznacza to w praktyce konieczność jej zniszczenia w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia może być wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu lub osobie upoważnionej przez pacjenta.
 
Zaprzestanie wykonywania działalności leczniczej
 
W przypadku zaprzestania wykonywania działalności leczniczej (zamknięcia działalności, przejścia na emeryturę, śmierci lekarza) placówka medyczna powinna we wniosku o zamknięcie tejże działalności wskazać miejsce przechowywania dokumentacji medycznej przez okres, który w wypadku zaprzestania działalności będzie wynosić 20 lat od daty zamknięcia działalności (wykreślenia z rejestru). Podmiotem przechowującym może być dowolna firma (inna placówka medyczna, firma informatyczna – w przypadku bazy danych w formie elektronicznej). Dokumentację medyczną mogą przechowywać także spadkobiercy lekarza, a nawet on sam w przypadku zamknięcia działalności z powodu przejścia na emeryturę.
 
Obowiązki dostawcy oprogramowania medycznego
 
W przypadku oprogramowania do prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej, działającego na podstawie chmury, dostawca powinien udostępnić placówce medycznej bazę danych (w celu jej zdeponowania we wskazanym miejscu). Umowa pomiędzy dostawcą oprogramowania, a placówką medyczną może także dotyczyć przechowywania tejże dokumentacji w przypadku zaprzestania wykonywania działalności leczniczej przez placówkę. Jednakże, w takiej sytuacji, dostawca oprogramowania będzie zobowiązany do jej udostępniania na wniosek jednostek uprawnionych (zgodnie z przepisami ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).
 
________________________________________________________
 
Opinię przygotował mec. Maciej Gibiński.
Dr n. praw. Adwokat Maciej Gibiński specjalizuje się w zakresie prawnych aspektów zawodu lekarza, prawa i odpowiedzialności personelu medycznego oraz prawa pacjenta. Od 2008 prowadzi kursy z zakresu prawa medycznego, również na zlecenie PTO, brał udział w wielu konferencjach i zjazdach naukowych, od 2013 wykłada na Wydziale Zdrowia i Nauk Medycznych Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego. Autor i współautor książek: „Dokumentacja medyczna w praktyce lekarza dentysty”, „Dokumentacja medyczna w praktyce pielęgniarki i położnej”, „Dokumentowanie terapii logopedycznej”, „Kontrola i nadzór w gabinecie medycznym”, „Prawa Lekarza”.
 
Nasz Zespół Wsparcia służy pomocą 7 dni w tygodniu przez całą dobę. Skontaktuj się z nami telefonicznie +48 511 501 999 lub mailowo na [email protected].
 

 

Powrót
Copyright © MEDchart 2024
Code & Design SWIFT